CAMPC -DSPM 2008: Cours d'audit et contrôle

COURS D’AUDIT ET CONTROLE DE GESTION A L'ATTENTION DES

Du mercredi 10 septembre au mercredi 6 octobre 2008



SUPPORT DU COURS


PREPARE PAR M. YOUAN BI TA
Consultant formateur
Directeur du Cabinet SKEDA Consulting
C : 07 83 89 10 / B : 20 22 94 45
Youan_bi@yahoo.fr




SOMMAIRE

QUESTIONNNAIRE…… ……………………………………………………………………………….……..3

I- DEFINITION DE L’AUDIT………………………………………………………………………………….4

1.1 DECLARATION DES RESPONSABILITES DE L’AUDITEUR INTERNE……………………….5
1.2 EXEMPLE DE FICHE DE POSTE……………………………………………………………………9

II- LES ETAPES D’UNE MISSION D’AUDIT : METHODE ET DEMARCHES…………………………..10

2.1 GRAPHIQUE PRESENTANT LA PROCÉDURE D’AUDIT…………….………………………..10
2.2 PROCÉDURE D’AUDIT…………………………………………………………………………….11
2.3 OUTILS NECESSAIRES A L’AUDIT……………………………………………………………...13

III- LES DIFFERENTES APPROCHES D’UNE FONCTION OU D’UN PROCESSUS…………………….15

3.1 LES NOTIONS DE CONTRÔLE INTERNE……………………….…….………………………….15
3.2 TECHNIQUE DE CONTRÔLE INTERNE SUR LES STOCKS…………………………………….21

IV- TECHNIQUES ET OUTILS DE L’AUDIT……………………………………………………………….22

4.1 SCHEMAS DE ……………………….…….………………………….15

Tableau de comparaison entre : Auditeur interne et auditeur externe ……………………..……………………..
Tableau sur l’éthique professionnelle ……………………………………………………...……………………..
TABLEAU SUR L’EVOLUTION ET L‘EXTENSION DE LA MISSION D’AUDIT …………………………
PRESENTATION GLOBALE …………………..………………………………………………………………
GRAPHIQUE PRESENTANT LA PROCEDURE D’AUDIT ………………….…..............................
PROCEDURE D’AUDIT ………………………………………………………………………………
– PHASE D’OBSERVATION……………………………………………………..……………………
- ENQUETE PRELIMINAIRE …………………………………………………..…………………….
- CONTRAT D’AUDIT………………………………………………………………………………...
- TRAVAUX D’AUDIT …………………………………………………………..……………………
– RAPPORT D’AUDIT …………………………………………………………..…………………….
OUTILS NECESSAIRES A L’AUDIT ………………………………………………………………………….
LE CADRE LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE ……………………………………...……………………..
Dossiers spécifiques ………………………………………………………………..…………………...
Documents sociaux ………………………………………………………………..……………………
Fichiers, grilles, contrôles enquêtes ……………………………………………..……………………...
Recueils des procédures internes………………………………………………………………………...
Les référentiels ………………………………………………………………………………………….
Les éléments chiffrés ……………………………………………………………………………………
Domaine informatique ……………………………………………………………..……………………
QUESTIONNAIRES …………………………………………………………………………………….……….
OUTIL DE CONTROLE INTERNE DES FONCTIONS ACHAT ET PERSONNEL ………………………….
LES OUTILS D’ANALYSE ………………………………………………………………. ……………………
LE NIVEAU ABSOLU DES STOCKS…………………………………………………………………
LA METHODE DES RATIOS …………………………………………………………………………
ANALYSE ECONOMIQUE ET FINANCIERE ……………………………………………………….
SCHEMAS DE PROCES VERBAL D’INVENTAIRE DONNANT LA PHOTOGRAPHIE DE L’ENTREPRISE …………………………………………………………………………………………………
DEPLACEMENT SUR LES LIEUX DE L’AUDIT ………………………………………………….
LES INFORMATIONS ET DOCUMENTS JURIDIQUE GENERAUX …………………………….
Les statuts de la ou des sociétés ………………………………………………………………………..
Les organes sociaux ……………………………………………………………………………………
Les commissaires aux comptes ………………………………………………………………………..
La structure du capital social …………………………………………………………………………..
L’objet social …………………………………………………………………………………………..
Le siège social ………………………………………………………………………………………….
Le registre du commerce et des sociétés ……………………………………………………………….
Les assemblées générales ……………………………………………………………………………...
Les conseils d’administration ou la gérance ……………………………………………………………
Les opérations et actes juridiques touchant la structure sociale ………………………………………..
LES CONDITIONS DE REUSSITE DE L’AUDIT





QUESTIONNAIRE

Vous êtes priés de répondre aux questions suivantes :

1. Comment définissez-vous les termes suivants et quels liens établissez-vous entre eux ?
- Contrôle interne
- Contrôle de gestion
- Audit interne
- Contrôleur financier
- Audit organisationnel.

2. Parmi les trois affirmations ci-dessus, pourriez-vous indiquer celle qui vous paraît plus acceptable et dites pourquoi ?
- Un bon auditeur interne est d’abord un excellent financier et ensuite un bon technicien qui doit être capable de mener une enquête policière.
- Un bon ingénieur peut devenir un bon auditeur interne en ayant quelques notions en comptabilités et sans avoir besoin de maîtriser le droit social.
- Pour être un bon auditeur interne, il faut avoir une bonne expérience professionnelle au sein de son entreprise.



I- DEFINITION DE L’AUDIT

· Travail d’investigation permettant d’évaluer les procédures comptables administratives ou autres en vigueur dans une entreprise, afin de garantir à un ou à plusieurs des groupes concernés, dirigeants, actionnaires, représentants du personnel, tiers, (banques, organismes publics …), la régularité et sincérité des informations mises à leur disposition et relatives à la marche de l’entreprise (Encyclopédie Universalis).

· Il met en évidence et mesure les principaux problèmes de l’entreprise ou de l’organisation à évaluer, il en évalue l’importance sous forme de coût financier ou d’écart par rapport à des normes, en apprécie les risques qui en découlent, diagnostique les causes, exprime des recommandations acceptables en terme de coût et de fiabilité pour améliorer le fonctionnement.

· Examen critique des informations fournies par l’entreprise (C.H. GARY).

· Examen d’une situation, d’un résultat, d’une façon de faire pour analyser les caractéristiques particulières, s’interroger sur la pertinence et la fiabilité du système de contrôle.

· Apprécier la santé financière, juridique, sociale et la sécurité des actifs de l’entreprise.


1.1 DECLARATION DES RESPONSABILITES DE L’AUDITEUR INTERNE (Institut des Auditeurs et Contrôleurs Internes I.F.A.C.I.)

1.1.1 NATURE

L’audit est, à l’intérieur d’une entreprise ou d’un organisme, d’une activité indépendante d’appréciation du contrôle des opérations ; il est service de Direction.

C’est, dans ce domaine, un contrôle qui a pour fonction d’estimer et d’évaluer l’efficacité des autres contrôles.


1.1.2 OBJECTIF ET CHAMP D’ACTION

L’objectif de l’audit interne est d’assister les membres de la Direction dans l’exercice efficace de leurs responsabilités en fournissant des analyses, des appréciations, des recommandations et des commentaires pertinents concernant les activités examinées. L’auditeur interne est concerné par toutes les phases de l’activité de l’entreprise qui intéresse la Direction. Ceci d’aller au-delà des aspects comptables et financiers pour atteindre une pleine compréhension des opérations examinées.

Parvenir à cet objectif final implique les activités suivantes :

· Examiner et apprécier la rectitude, la confiance et l’application des contrôles comptables, financiers et opérationnels et promouvoir un contrôle efficace à un coût raisonnable.

· Vérifier la conformité avec les politiques, les plans et les procédures établis.

· Vérifier à quel point les actifs de la société sont justifiés et préservés des pertes de toutes sortes.

· Vérifier l’exactitude des informations utilisées par la Direction.

· Evaluer la qualité de l’action dans la mise à exécution des responsabilités assignées.

· Recommander des améliorations opérationnelles.


1.1.3 RESPONSABILITE ET AUTORITE

Les responsabilités de l’audit interne dans l’organisation doivent être clairement établies par la Direction. Son autorité doit permettre à l’auditeur interne le plein accès aux documents, aux biens et aux personnes qui ont un rapport avec le sujet contrôle. L’auditeur interne doit être libre de vérifier, d’estimer la valeur des politiques, des plans, des procédures et des rapports internes et externes.

Les responsabilités de l’audit interne sont :

- D’informer et de conseiller la Direction, en accord avec la déontologie de l’Institut International des Auditeurs Internes.
- De recommander ces activités avec les autres groupes de contrôle, de façon à garantir le mieux possible la sécurité des contrôles et l’efficacité de l’organisation.

Dans l’accomplissement de ses fonctions, un auditeur interne, n’a, sur les activités qu’il contrôle ni responsabilité directe, ni autorité. Pour cette raison, le contrôle et l’avis de l’auditeur interne ne doivent en aucune façon décharger les autres personnes de l’exercice des responsabilités qui leur sont assignées.

1.1.4 INDEPENDANCE

L’indépendance est essentielle à l’efficacité de l’audit interne. Elle s’obtient, en premier lieu, par son statut et par son objectivité :

· Le statut de la fonction d’audit et le soutien que lui apporte la Direction sont des déterminants majeurs de sa portée et de sa valeur. Le chef de la fonction d’audit interne, pour cette raison, doit être rattaché à quelqu’un dont l’autorité couvre un domaine étendu et assure à ses recommandations une action efficace et adéquate sur les découvertes et les recommandations de l’auditeur.

· L’objectivité est essentielle à la fonction d’audit. Pour cette raison, un auditeur interne ne doit pas définir et mettre en place des procédures dans toute action normalement soumise à son contrôle ; ceci serait de nature à compromettre son indépendance.







Tableau de comparaison entre : Auditeur interne et auditeur externe



Auditeur Auditeur interne Auditeur externe
- Salarié de l’entreprise
- Indépendant pas rapport au champ audité
pas par rapport à l’entreprise
- Mission interne entrant dans le cadre de sa
fonction
-Au service des besoins de l’entreprise
- Intéressé à l’ensemble des opérations de
l’entreprise en vue de leur amélioration
- Parfaite connaissance des techniques et
spécificités et spécifiques de l’entreprise
- Suivi permanent de l’entreprise
- Indépendant de l’entreprise
- Totalement extérieur à l’entreprise
- Mission contractuelle au service du - prescripteur parfois différent de l’audité
- Apprécie les contrôles internes éventuels pour décider de l’étendue de sa vérification
- Prendre connaissance de l’entreprise dans la phase préliminaire : entretiens, documents, P.V. d’inventaire général
- Examen intermittent, ponctuel




Particularités
- Fonction classique :
- Ecouter, analyser, contrôler, détecter, recommander
- Recommande des actions correctives basées sur les constats opérés
- Anticipe les problèmes, imagine les améliorations
- Propose des actions préventives
- Prévoit et traite les risques
- Audits du management : dynamisme +créativité
- Mauvais management : pénurie ou incompétence
- Aide le management à améliorer ses capacités à diriger
- Expose les défaillances, lacunes
- Signales les cas où principes techniques du management ne sont pas respectés
- Conseiller, pédagogue : améliore la capacité des dirigeants à diriger et à gérer les
ressources humaines





Points communs

- Risque de dépendance hiérarchique
- Rattaché la direction générale
- Statut de la fonction
- Objectivité : indépendant du champ observé Tableau sur l’éthique professionnelle
Auditeur
Auditeur interne

Indépendance
Ethique professionnelle
Compétence
Auditeur externe
Auditeur interne et externe
Qualité de travail
Déontologie Spécifique
A chaque profession
Expert-comptable, conseil juridique, Commissaire au compte, avocat
Secret professionnel
Auditeur interne
Auditeur interne et externe
Auditeur externe
- Difficultés concernant autres supérieurs hiérarchiques et commissaires aux comptes
- Applicable aux tiers et toute autre personnel de l’entreprise sauf prescripteur
- Formation approfondie aux techniques d’audit : expérience
- Compétence appropriée à la nature et à la complexité des travaux
- Mise à jour régulière des connaissances
- Connaissance de la gestion
- Méthodologie rigoureuse
- Pertinence des conclusions
- Conscience professionnelle et diligence
- Suivi direct, par auditeur, des éléments fondamentaux
- Délégations contrôlées
- créativité
- Risque de dépendance économique et intellectuelle
- Libre de tout lien de dépendance constituant entrave à intégrité et objectivité
- Ne rend compte qu’au prescripteur
- Problème de la diffusion incontrôlée du rapport d’audit (risques pénaux, juridiques)
- Déontologie professionnelle






1.2 EXEMPLE DE FICHE DE POSTE

AUDITEUR INTERNE

Titulaire :
Supérieur hiérarchique : Président Directeur Général
Subordonnés immédiats : Assistants auditeurs internes ou
auditeurs internes juniors
Relations fonctionnelles internes : Tout le personnel
Relations fonctionnelles externes : Auditeurs externes, cabinet de
conseil, commissaire aux comptes.
Responsabilité :

· Assiste les membres de la Direction générale dans l’exercice de leurs responsabilités, en ce qui concerne la mise en place et le renforcement du contrôle interne.
· Fournit des analyses, des appréciations, des recommandations et des commentaires pertinents concernant les activités examinées.

Définition des tâches

· Examine et apprécie la rectitude, la suffisance et l’application des contrôles comptables, financiers et opérationnels, et initie des contrôles efficaces à des coûts raisonnables
· Vérifie la conformité avec les politiques, les plans et les procédures établis,
· Vérifie à quel point les actifs de la société sont justifiés et préservés des pertes de toutes sortes.
· Vérifie l’exactitude des informations utilisées par la Direction.
· Evalue la qualité de l’action dans la mise en exécution des responsabilités assignées.
· Recommande des améliorations opérationnelles.
· Conduit des audits opérationnels suivant un programme annuel préétabli et approuvé par la Direction générale
· Mène toute investigation à la demande de la Direction générale
· Initie des actions d’information et de formation du personnel sur le contrôle interne.






II- LES ETAPES D’UNE MISSION D’AUDIT INTERNE :
METHODE ET DEMARCHE


PRESENTATION GLOBALE


2.1 GRAPHIQUE PRESENTANT LA PROCEDURE D’AUDIT



Phase d’observation

Enquête Préliminaire

Contrat d’audit

Travaux d’audit

Rapport d’audit

Entretien cadre mission

Inventaire
pré diagnostic

Contenu sur : Programme de travail, temps, budget

Vérification, contrôle, analyse, appréciation les outils

Diagnostic Avis recommandation

Document de prévision de gestion


Procédure d’audit



2.2 PROCEDURE D’AUDIT

2.2.1 PHASE D’OBSERVATION

Entretiens :
2.3 Demande d’audit
2.4 Ecouter les interlocuteurs et le chef d’entreprise
2.5 Définitif et arrêté d’un cadre de mission

2.2.2 ENQUETE PRELIMINAIRE

§ Se familiariser avec l’entreprise
§ Se familiariser avec le domaine à auditer
§ Connaissance générale de l’entreprise
§ Saisir les principaux axes politiques, économiques et sociaux
§ Etablir le procès verbal d’inventaire
· Premier constat,
· Pré- diagnostic
§ Rectification et affinement de la mission d’audit

2.2.3 CONTRAT D’AUDIT

Documents contractuels signés
Ordre de mission ou lettre d’intention acceptée

· Contenu
- Les objectifs de l’auditeur
- La nature des investigations
- L’étendue du contrôle
- Les constats à effectuer
- Le cadre de la mission
- Les moyens mis à disposition
- Les documents mis à disposition
- Les personnes à rencontrer
- La chronologie que détaillée des interventions
- Le temps et la période d’intervention
- Le budget (honoraires et frais)


2.2.4 TRAVAUX D’AUDIT

2.2.4.1 Vérification, contrôle

· Les vérifications des procédures de contrôle interne :
- Existence effective,
- Pertinence,
- Fiabilité,
- Conformité de l’application,
- Utilisation

· La validité des chiffres.
· La conformité des pratiques, des activités et des documents juridiques et sociaux aux référentiels :
- Législatifs et réglementaire,
- Procédures et conventionnelles,
- Normes techniques.


2.2.4.2 Analyse, appréciation

· Domaines (procédures, organisations, contrats, fonctionnements) :
- Suivi des politiques,
- Objectifs atteints,
- Utilisation des ressources,
- Opportunité des opérations et régularités.
- Secteurs audités.
· Méthode et technique d’approche :
· Analyse de cohérence ;
- Avec les autres données,
- Avec les activités de l’entreprise,
- Entre les pratiques et les stratégies définies
· Pertinence, opportunité, efficacité :
- Les besoins et les moyens mis en œuvre,
- A qui et à quoi cela sert ?
· Quantification des résultats :
- Les faits ou les documents, leur quantification,
- Les écarts (recherche, repérage, analyse),
- Les variations ;
· Détecter et analyser :
- Les variations,
- Les écarts.

2.2.5 RAPPORT D’AUDIT

2.2.5.1 Entretien avec prescripteur avant rédaction finale

· Compléter par entretien avec audité.
· Et avec les personnes rencontrées dans l’entreprise.
· Recueil des dernières observations.



2.2.5.2 Diagnostic

· Relever des anomalies, des dysfonctionnements,
· Les alertes,
· Les risques courus (nullité, infraction, responsabilité).
· Les réserves
· Les avis sur la conformité, l’efficacité, la pertinence et la sécurité.

2.2.5.3 Les recommandations

Elles constituent un outil de prévision et de gestion.
Elles sont opérationnelles ou elles indiquent une démarche pour aboutir à l’opérationnel.

Leur contenu :

· Propositions, préconisations.
· Suggestions d’examens en profondeur.
· Les alternatives possibles.
· La correction des écarts.
· Les suggestions de suivi :
- Indicateurs,
- Statistiques,
- Tableaux de bord,
- Procédures de contrôle avec questionnaires d’auto-audit.

2.3 OUTILS NECESSAIRES A L’AUDIT


LE CADRE LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE

Textes :
· Lois, décret, arrêtés
· Réponses ministérielles.
· Circulaires administratives.
· Recommandations de la B.R.V.M.
· Jurisprudence et doctrine.
· Usages.
· Conventions collectives/ Règlement intérieur

2.3.1 Dossiers spécifiques

Documents se rapportant au secteur audité.

2.3.2 Documents sociaux

· Registres, statut.
· Lettres, télex, règlement intérieur.
· Imprimés, tracts.

2.3.3 Fichier, grilles, contrôles enquêtes

2.3.4 Recueils des procédures internes
· Organigrammes :
- juridique, administratif, social
- comptable, financier, commercial.
· Description de poste (fiche de fonction)

2.3.5 Les référentiels
· Juridique. Professionnels et techniques :
- Internes,
- Externes.

2.3.6 Les éléments chiffrés
· Indicateurs
· Ratios
· Comptes et bilans
· Documents financiers prévisionnels

· Coûts :
- Par rubriques
- Par services
- Par secteurs
· Barèmes
· Tableau de bord

2.3.7 Domaine informatique
· Progiciels
· Informatique de gestion
· Banques de données :
- Juridiques et sociales
- Comptables, financières


Observations

Cette liste n’est pas limitative
Tout ou partie de ces outils sont à utiliser suivant l’audit à effectuer.


III- LES DIFFERENTES APPROCHES D’UNE
FONCTION OU D’UN PROCESSUS

3.1 Les notions de contrôle interne

3.1.1- La présentation et définition du contrôle interne

Le contrôle interne est un système d’organisation. Le champ d’application du contrôle interne était autrefois limité au système d’organisation comptable et avait pour objectif d’éviter les fraudes et les erreurs involontaires. Le champ d’application du contrôle interne est aujourd’hui étendu à l’ensemble des systèmes de l’entreprise et tend de plus en plus à se fondre dans le système qualité de l’entreprise ; dans cette perspective, l’objectif du contrôle interne comprend toujours celui de disposer d’un système d’organisation comptable qui évite les fraudes et les erreurs involontaires, mais est en outre étendu à l’amélioration des performances.

3.1.2- Les principes fondamentaux du contrôle interne

L’organisation

Toute entreprise doit être organisée rationnellement et ses structures doivent être décrites dans un organigramme et des procédures écrites.
Celui-ci peut prendre la forme d’un manuel de procédure écrite.

La séparation des fonctions

Il est nécessaire de séparer les fonctions et de les attribuer à des personnes différentes de manière à faire la distinction entre :
- Les fonctions de décision (autorisation et approbation)
- Fonction de protection et de conservation des valeurs monétaires (trésorerie)
- Les fonctions de protection et de conservation des biens physiques (magasiniers)
- Les fonctions de comptabilisation (comptables)

L’intégration (ou autocontrôle)

Les procédures de contrôle doivent comprendre des procédures d’auto contrôle qui permettent de déceler des anomalies. Ces procédures reposent sur des recoupements et sur des contrôles réciproques (contrôle mutuels).


La bonne information

L’information qui chemine dans les circuits du contrôle doit être pertinente (adapté à son objet et à son utilisation), objective (impartiale), communicable (dont le destinataire peut tirer clairement, sans ambiguïté, les renseignements voulus), vérifiable (implique des règles d’enregistrement et de classement méthodique) et utile (directe et économique).

La qualité du personnel

Nécessité d’avoir un personnel compétent et honnête.

L’harmonie

Ce principe implique l’adéquation du contrôle interne avec les caractéristiques de l’entreprise et de son environnement. Les procédures à mettre en place doivent être adapté et économiquement compréhensibles.

L’universalité

Ce principe signifie que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu.

L’indépendance

Les objectifs du contrôle interne doivent être indépendants des méthodes, procédés et moyens de l’entreprise.

La permanence

Il implique la pérennité dans l’organisation sans que cela conduise à un immobilisme et une rigidité.

3.1.3- La méthodologie d’appréciation du contrôle interne

· La prise de connaissance du système par des entretiens et analyse des procédures existantes

· La description du système

L’auditeur doit représenter de façon narrative et par des diagrammes (flow charts) les procédures existantes.

· La vérification de l’existence du système
Elle vise à confirmer que le descriptif représente bine les procédures telles que prévues par l’entreprise.
Pour cela l’auditeur sélectionne certaines transactions (achats, ventes..) et vérifie que les contrôles prévus sont bien effectués.

· L’évaluation des risques dus à la conception des systèmes

Dans cette phase l’auditeur juge la pertinence des traitements et des vérifications mis en place par l’entreprise avec pour but de s’assurer du niveau de risque d’erreurs ou de pertes.

· La vérification du fonctionnement des procédures

L’objectif ce dette phase est de s’assurer que les procédures décrites sont celles qui sont réellement utilisées et qu’elles le sont en permanence. Pour cela trois techniques sont utilisées : l’examen de l’évidence, répétition des traitements et vérification par l’auditeur, l’observation de l’exécution d’un contrôle.



























CAS PRATIQUE :

La société de travaux et réfection des routes (STRR) veut faire établir des manuels de procédures. Il vous remet la liste ci-dessous, préparée par le chef comptable.
Il vous demande de l’étudier en lui faisant part de vos commentaires.

Cycle des achats

1. Programmation et approvisionnement des chantiers en produits pétroliers.
2. Etablissement des documents de suivi du stock de produits pétrolier sur chantier.
3. Ségrégation des tâches au niveau du magasin central.
4. Initiation des commandes d’achats courants.
5. Budget d’approvisionnement des Directions régionales.
6. Séparation des exercices
7. Comptabilisation des factures fournisseurs pro forma.
8. Rapprochement des comptes fournisseurs.
9. Classement des pièces justificatives.

Cycles des immobilisations

1. Utilisation du matériel : état du matériel.
2. Procédures de mise en réforme.
3. Inventaire physique des immobilisations.
4. Rapprochement entre l’inventaire physique des immobilisations et le livres des immobilisations.
5. Date d’acquisition du matériel.
6. Exactitude arithmétique des calculs d’amortissement.
7. Acquisition d’immobilisation de l’exercice.
8. Erreur d’imputation et de classification.
9. Analyse des immobilisations.

Stocks

1. Organisation de l’inventaire physique.
2. Ségrégation des tâches.
3. Gestion des approvisionnements.
4. Dépréciation des stocks.
Stock mort.

Cycles des dépenses de personnel

1. Embauche du personnel.
2. Budget de recrutement.
3. Dossier du personnel.
4. Avantages en nature.
5. Indemnités hors grille.
6. Détermination de la base imposable : réglementation fiscale.
7. Avances et prêts au personnel.
8. Evaluation du personnel.
9. Déclaration caisse de retraite.

Cycles des revenus

1. Exécution des programmes / subventions.
2. Relation avec les structures d’encadrement.
3. Modification du programme d’actions annuelles.
4. Taille des chantiers.
5. Note de réquisition du matériel.
6. Validation des cartes de paie sur chantier.
7. Comptabilisation des avenants sur marché.
8. Procédure de dépréciation des comptes clients.
9. Imputation aux comptes clients.
10. Etablissement de la balance clients.

Cycle de trésorerie

1. Suivi et approbation des rapprochements bancaires.
2. Transmission des pièces de banque.

Questions

1) Cette liste est-elle exhaustive ?
2) Le détail de chaque rubrique est-il indiqué ?
3) Comment allez-vous procéder pour l’élaboration des manuels de procédures ?


QUESTIONNAIRE



1. Les stocks représentent des matériels d’exploitation Oui Non


2. Les stocks sont constitués par des biens et services Oui Non
indispensables à l’entreprise

3. Le responsable des stocks doit dépendre du
Responsable des achats ou du responsable commercial

· Responsable achats Oui Non


· Responsable commercial Oui Non

4. Les stocks ont un coût financier qui peut être
minimisé par une faible rotation des stocks Oui Non

5. Les coûts de production ont un impact sur
les variations de stocks et peuvent réduire
les résultats de société Oui Non

6. Les inventaires des stocks ne sont nécessaires
qu’en fin d’année Oui Non




3.2 Technique de contrôle interne sur les stocks


1. Une définition très nette des responsabilités et des objectifs
2. Système de stockage qui tient compte des dates de péremption
3. Inventaires périodiques
4. Condition de stockage qui protège les stocks contre les dépréciations
5. Enregistrement des mouvements de stock : les entrées et les sorties

· Bordereau de livraison ou
· Bon de transfert ou
· Bon d’entrée
· Les bons de sorties ou
· Transfert ou
· Tickets (reçu)

6. Gérer les stocks en fonction des décisions de la Direction générale
7. Sécurité :
· L’accès au stock : uniquement réservé aux personnes autorisées
· Sécurisation du local et du stock (clé, coffre fort …)
· Existence des extincteurs et utilisation par le personnel (date de vérification des extincteurs et recharge) et formation du personnel.
· Les premiers gestes à avoir en cas d’incendie : N° police, N° Pompier
· Assurance incendie pour la valorisation des produits de la pharmacie




IV- TECHNIQUES ET OUTILS DE L’AUDIT


4.1 SCHEMAS DE PROCES VERBAL D’INVENTAIRE DONNANT LA
PHOTOGRAPHIE DE L’ENTREPRISE


4.1.1 DEPLACEMENT SUR LES LIEUX DE L’AUDIT

· Il apparaît indispensable pour l’auditeur de se rendre au siège social, au siège administratif, dans les unités de production, dans les établissements secondaires et dans chacune des filiales si possible.
· Cette visite est indispensable car elle permet de visualiser un état des lieux. Les documents sociaux seront ensuite lus et étudiés dans une approche plus vivante et réelle.
· Cette visite va permettre de constater état physique des lieux, de sentir l’atmosphère sociale, de sentir les rapports sociaux, de se rendre compte de état des matériels, machines, locaux, d’appréhender la psychologie et l’organisation mises en place par le chef d’entreprise.
· L’auditeur pourra également rencontrer des salariés à différents niveaux de la hiérarchie sur les lieux de travail et avoir certains entretiens informels qui n’apparaîtront plus de l’audit.
· L’auditeur pourra également, à l’occasion de ces visites, se faire remettre « sur le tas » des documents ou informations auxquels ni l’auditeur, ni le chef d’entreprise, ne pouvait penser a priori.


4.1.2 LES INFORMATIONS ET DOCUMENTS JURIDIQUES GENERAUX


Observations préliminaires :
Le canevas ci-après prend comme référence une structure souple d’entreprise. Il peut sans difficulté être étendu et adapté à toute autre forme sociale.
L’auditeur doit au cours de ce procès verbal designer les personnes qu’il rencontre (noms et qualités dans l’entreprise), noter le ou les nom(s) des personnes donnant des informations ou des documents, de manière à pouvoir les retrouver ultérieurement pour des recherches plus affinées.
Cela permettra également à l’auditeur de connaître le responsable réel à côté du responsable administratif ou théorique et enfin, cela permettra à l’auditeur d’éviter au cours de sa mission de redemander les documents qui ont déjà été communiqués lors de ce procès verbal général.

4.1.2.1 Les statuts de la ou des sociétés
- Dernier exemplaire mis à jour
- Acte S.S.P. ou notarié (contrôle)
- Relever sur les statuts :

- La dénomination, l’enseigne commerciale, le sigle avec leurs protections,

- La forme sociale actuelle en demandant l’évolution dans le temps, par exemple si la structure était en S.A.R.L. et passée en S.A. ?

- Voir si les statuts sont un modèle simplifié ou détaillé concernant le capital, les dirigeants sociaux, l’exercice social… et faire le relevé en conséquence,

- La durée de la société.

4.1.2.2 Les organes sociaux
o Direction générale :
- Président, Administrateurs, Directeurs généraux, si société anonyme.
- Président du directoire, Directeur, Président du conseil de surveillance, Membres du Conseil de Surveillance si société anonyme à forme nouvelle.
- Gérants dans les S.A.R.L.
- Gérants et commodités dans les sociétés en commandité simple ou par actions.

Pour chacune de ces personnes, relever :
- Les noms, prénoms, adresses, dates et lieux de naissance, nationalités.
- Les autres mandats sociaux dans le groupe ou dans d’autres sociétés étrangères.
- Les dates de nomination avec les organes ayant effectué cette désignation (C.A.C.G.)
- L’existence de contrat de travail avec :

o Qualification, coefficient,
o Les signataires du contrat,
o Les communications faites aux conseils d’administrations, Assemblées générales ou commissaires aux comptes,
o Les contrats avec d’autres sociétés dans le groupe ou l’extérieur du groupe avec les mêmes renseignements.

- L’existence de contentieux :
o Action en responsabilité contre certains dirigeants.
o Action pénale ou en comblement de passif
o Procès concernant le droit du travail

- Les actions ou part détenues par ces personnes :
o Dans la société
o Dans d’autres Sociétés du groupe ou extérieurs au groupe.

· Les anciens administrateurs ou dirigeants sociaux :
- Sur les 18 derniers mois (période suspecte)
- Dates d’expiration des mandats
- Dates des assemblées générales ayant donné quitus.
- Les contentieux existants :
o Objets,
o Procédures et avocats

4.1.2.3 Les commissaires aux comptes
· Noms, prénoms, nationalités, date et lieu de naissance
· Les assemblées générales les ayant désignées avec :
o Dates de nominations.
o Dates prévues de fin de mandat
· Les sociétés d’experts comptables auxquelles appartiennent les commissaires aux comptes.
· Les autres mandats des commissaires aux comptes :
- Dans le groupe
- Dans d’autres sociétés extérieures avec dans ce cas, les mêmes renseignements que ci-dessus.
· Les interventions éventuelles de la B.R.V.M. pour les nominations et désignations
· Les procédures éventuelles de récusation :
- Les actions
- Comité d’entreprise ou délégués du personnel.
- B.R.V.M.
· Procédure d’alerte mise en œuvre :
- Conditions.
- Motifs.
- Dates.
- Etat de la procédure, avocats, juridictions.
· Les actions en responsabilité :
- Dans les sociétés du groupe ou dans d’autres sociétés
- L’état des procédures
- Motifs, juridictions et avocats.
· Les rapports généraux et les rapports spéciaux sur les 3 derniers exercices :
- Relevé des conventions avec les dirigeants sociaux

4.1.2.4 La structure du capital social
· Montant et décomposition :
- Les noms des principaux actionnaires
- Les groupes minoritaires et majoritaires
· Examen du registre des transferts :
- Régularité
- existence
· Les étapes de l’évolution du capital :
- Depuis la constitution
- Avec l’indication des groupes majoritaires
· En cas d’appel public à l’épargne
- La bourse où les actions sont cotées
- Le ou les agents de change de la société ou du groupe
- Les autres actions des sociétés du groupe qui sont cotées avec l’indication de la bourse
- Les relations avec le B.R.V.M.

4.1.2.5 L’objet social

· L’objet social formel et l’objet social réel
- Son évolution dans le temps
- L’objet social des filiales françaises et étrangères

4.1.2.6 Le siège social :

· Réel avec l’indication du tribunal de commerce dont dépend la société :
- Société principale et filiale
· Les sièges administratifs avec les mêmes renseignements
· Les sièges des établissements secondaires
· L’évolution du siège social au cours des 18 derniers mois (périodes suspectes) :
- Tribunal de commerce concerné



4.1.2.7 Le registre du commerce et des sociétés
· Extrait k bis de moins de 3mois et extrait k bis antérieur remontant à 18 mois :
- De l’établissement principal ou de la société mère
- Des établissements secondaires
- Des filiales
· Modifications portées au R.C.S. :
- Au cours des 18 mois
- B1, B2, B3…
· Journaux d’annonces légales obligatoires concernant les principaux événements de la société :
- communication
· les codifications de la société :
- numéros de R.C.S.
- numéros de I.N.S.E.E.
- code A.P.E.

§ Etat des inscriptions, privilèges, nantissement :
- de moins de un mois

4.1.2.7 Les assemblées générales

§ Registres :
- Depuis l’origine de la société pour un simple contrôle.
- Sur les trois dernières années – communication.
- Contrôle que les registres sont cotés et paraphés.

§ Concernant les trois derniers exercices :
- les feuilles de présence et les pouvoirs.
- Les procès verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires.
- Les rapports de gérance ou du conseil d’administration aux assemblées générales.
- Les conventions et les documents adressés :
Aux actionnaires
Aux commissaires aux comptes
Aux membres du comité d’entreprise,
A la B.R.V.M.

4.1.2.9 Les conseils d’administration ou la gérance

Les rapports aux assemblées générales
Les procès verbaux de conseils d’administration ou de gérance avec contrôle cotés et paraphés.
Concernant les trois derniers exercices :
- Communication du registre et des présences,
- Représentation du comité d’entreprise au conseil d’administration.
- Communication des rapports et des procès verbaux.

4.1.2.10 Les opérations et actes juridiques touchant la structure sociale

§ Fusion, scission, apport partiel :
- Les documents s’y rapportant.
- Les commissions aux apports avec les noms, prénoms, adresses et dates de nominations.
- Les dates des opérations et des documents s’y rapportant.
- Les sociétés concernées.
Dissolution et liquidation :
- Dissolution amiable ou judiciaire.
- Les sociétés et filiales concernées.
- Les dates des opérations et les justificatifs au R.C.S..
- Les publications dans les journaux d’annonces légales.
- Les quitus.

Les contentieux restant en cours.

Les conventions réglementaires
- Dans les sociétés anonymes,
- Dans les S.A.R.L.
- Les contentieux s’y rapportant avec :
- Les juridictions saisies et les avocats.

Les expertises de gestion :
- L’expertise de minorité des actionnaires.
- L’expertise demandée par le comité d’entreprise, les délégués du personnel ou la B.V.R.M.
- L’état des procédures.
- Les noms, prénoms, adresse, date de nomination de l’expert et copie du jugement.

Contrats de propriété industrielle :
- Dépôt de brevets.
- Marques, dessins, modèles.
- Relevé des dépôts à l’I.N.P.I.
- Contentieux éventuels :

Objet,
Juridictions saisies, avocats, conseils.

4.1.3 LES INFORMATIONS ET DOCUMENTS SOCIAUX GENERAUX

§ Le comité d’entreprise, le comité central, le comité d’établissement, le comité de groupe (actuel, passé, documents juridiques, contentieux)
§ Les délégués du personnel (actuel, passé, contentieux)
§ Les syndicats (actuels, passé, contentieux)
§ C.H.S.C.T. (Comité d’hygiène, de Sécurité et des Conditions de travail)

- Composition et date de constitution.
- Les procès-verbaux des délibérations sur les 3 derniers exercices.
- Les commissions obligatoires et facultatives créées.

§ Les obligations sociales
- Le bilan social :
- Le droit d’expression des salariés ;
- Les négociations annuelles ;
- Les documents communiqués.

§ Le personnel
§ La liste de l’organigramme :
- Ouvriers,
- Employés,
- Ingénieurs,
- Techniciens,
- Cadres,…
- V.R.P. , agents commerciaux.

§ Le règlement intérieur de l’entreprise et les notes de services : Contrôle du respect des formalités de publicité et le dépôt au greffe.
- Les Conventions collectives :
· Nationales,
· Départementales,
· Locales,
· Par branches.

- Les accords particuliers.

L’organisation du temps de travail
Le contrat de travail
Les caisses de retraite
Les conflits collectifs
Les contentieux individuels
Masse salariale :
- Montant
- Déclaration annuelle aux organismes sociaux.
Les salariés à l’étranger
La sécurité sociale
- les adresses des organismes sociaux :
· Numéro de l’entreprise
- Les litiges en cours :
· Objet.
· L’état du litige.
· Les sommes réclamées.
- Les contentieux engagés devant les juridictions :
· La nature
· Les juridictions saisies et les avocats.

Les autorités administratives
- L’Inspection du travail et la D.D.T.E. (Direction Départementale du Travail et de l’emploi) :
· Nom, adresse, téléphone.
- Les inspections effectuées et le contrôle de registre
- Les procès-verbaux d’infractions et délits d’entrave :
· Juridictions éventuellement saisies et avocats.
· Etat de la procédure.

Les registres et les affichages obligatoires :
- Contrôle des obligations d’affichage sur le lieu d’embauche et sur le lieu de travail
- Contrôle des registres dont la liste se trouve sur l’audit ci-joint, dans l’audit.


4.1.3 LES INFORMATIONS ET DOCUMENTS COMPTABLES ET
FINANCIERS

Etats financiers
Rapports des commissaires aux comptes
Rapports d’audit
Rapports de gestion
4.2 LES FREINS COURANTS A LA COMMUNICATION

· la personnalité : l’ensemble des valeurs personnelles à un individu : l’humeur, le caractère, l’âge…

· le jargon et le niveau de langue : le type d’expression utilisé dans les échanges : le langage soutenu, le jargon professionnel


· le choix du canal : le chemin pour véhiculer le message : l’écrit ou l’oral

· le bruit : l’ensemble des perturbations affectant les échanges : le son des machines, le bavardage des travailleurs


· la disponibilité : les préoccupations individuelles du moment, les soucis, les attentes.




4.3 LES QUATRE PRINCIPES FONDAMANTAUX

4.3.1 Ce qui est fait trop souvent
§ La récitation d’un monologue (le même à tous les clients)
§ La projection. Le désir de convaincre et d’imposer son point de vue quels que soient les besoins ou les attentes du client.
§ Vaincre le client. S’imposer avec force sans considération des préoccupations de l’autre.
§ Présenter les caractéristiques techniques du produit sans parler des avantages.

4.3.2 Ce qui est préférable de faire
§ Le dialogue
Pour éviter de lasser le client passif, indifférent, absent.
Pour réveiller son intérêt et son désir

§ L’empathie
S’intéresser au client à ses besoins, à ses motivations, à ses freins avant d’essayer de le convaincre.

§ Créer un climat de confiance

Etre compétent, être perçu comme un spécialiste.
Rassurer. Avoir les comportements et les expressions qui conviennent.

§ Commencer par les avantages

Avant de développer les caractéristiques techniques.

4.3.3 Réaliser une suite d’entretiens ou interviews en face à face

4.3.4 Les interviews

4.3.4.1 Contexte

Vous souhaitez rencontrer un certains nombre de personne afin d’obtenir de leur part un maximum d’informations pertinentes compte tenu de la finalité de votre enquête. Une série d’entretiens peut être organisé dans le cadre d’une étude globale (par exemple, avant une enquête par questionnaire). Elle peut être aussi être organisée de façon isolée afin de répondre à un besoin qualitatif.




4.3.4.2 Méthodologie

§ Définissez le profil des personnes à rencontrer en fonction des objectifs de l’étude
§ Déterminez le nombre d’entretien à réaliser en fonction du budget disponible d’une part, des détails de réalisation d’autre part.
§ Préparer un planning de rendez-vous puis, au fur et à mesure, veillez au délai de réalisation : n’oubliez pas que la réalisation d’une série d’entretien peut demander un temps considérable notamment lorsqu’il s’agit de rencontrer des professionnelles d’un secteur d’activité déterminée.
§ Faciliter vos prises de rendez-vous :
- Contactez des personnes par téléphone, plutôt que par courrier
- Si possible, faite référence à une recommandation personnelle
- Prévoyez d’offrir quelque chose à la personne contactée : résumer de l’étude une fois terminée, extrait de certaines parties, etc.
- Eventuellement enregistrez un script de prise de rendez-vous téléphonique


§ Créer un guide entretien qui indique, sous forme structuré, les termes à aborder avec les interlocuteurs :
- Recensez les informations à obtenir compte tenu des objectifs de l’étude
- Regroupez les informations obtenues par thèmes homogènes
- Hiérarchisez les thèmes en utilisant la technique de "l’entonnoir" : les thèmes généraux ou faciles avant les thèmes précis ou "sensibles", les aspects passés avant la situation actuelle, les éléments favorables avant les aspects négatifs, etc.

4.3.5 L’ART DE POSER DES QUESTIONS
Pour découvrir les réelles motivations de son client, le vendeur doit poser suffisamment des questions.
Il existe plusieurs types de questions dont les plus connus sont :

4.3.5.1 LA QUESTION FERMÉE (la plus recommandée)

- Obliger à répondre par « oui »ou « non ».
- Permet l’ouverture au dialogue et appelle d’autres questions.
- Permet de faire du client un demandeur.
- En cas de oui, la question l’engage.
- Permet de contrôler que le client suit bien la conversation.
- Permet d’avoir l’accord du client sur certains points vers la fin de l’entretien.
- Risque d’être brutale et en cas de refus (non) peut entraîner une situation de blocage.

4.3.5.2 LA QUESTION OUVERTE
- Commence souvent par : que pensez vous de ?
Quel est votre avis sur ?
- Demande l’opinion du client.
- Permet une ouverture au dialogue.
- Laisser un champ libre au client.
- Valorise le questionné.
- Fait apparaître les motivations du client.
- Peut entraîner des digressions incontrôlées.

4.3.5.3 LA QUESTION ALTERNATIVE.

La réponse se trouve implicitement dans la question.
Pre-guide le choix de l’interlocuteur et facilite la réponse.
Un refus sur les deux termes de l’alternative ne ferme pas le dialogue.
Permet de prendre une décision à partir d’un choix décidé par le vendeur.
S’emploie fréquemment en début et en fin d’entretien.

4.3.5.4 LES QUESTIONS INVESTIGATRICES

Commencent par Qui, Quand, Comment, Où, Combien, …
Précisent la pensée du Client.
Approfondit un point de détail.

De façon générale :
- Poser 2 ou 3 questions fermées d’ordre général.
- Poser des questions de plus en plus précises.
- Laisser le temps au client de répondre.
- Guider le client vers la description de son produit idéal.
- Utiliser les mots simples et compréhensibles.
- Ne pas rentrer dans la vie privée du client, ou de poser des questions indiscrètes.
- Garder le sourire et un ton clair
- Ne pas faire de commentaires sur les réponses du client.
- Ne jamais parler de prix ou de budget le premier
- Cette étape ne doit se faire dans la précipitation
- Prenez votre temps ; sans traîner en longueur.

V- LES CONDITIONS DE LA REUSSITE

4.1 LES CONTRAINTES MATERIELLES

- Les documents et Informations
- Importance
- Délais de communication
- Documents et contrats :
· Soumis à contrôle
· Communiqué à titre d’information seulement

– Les personnes à rencontrer
- Internes
- Externes

– Le temps d’audit
- Durée
- Agenda, périodicité
- Planning

– Budget
- Remboursement ou avance de frais
- Remboursement des déplacements
- Honoraires :
· Fourchette ou plafond
· Forfait ou base journalière ou horaire
· Provision
· Solde et délais

4.2 RAPPORT AUDIT

- Observations :
- Echange de vues avec prescripteur et auditeur avant la rédaction
- Rapport écrit ou oral
- Attention attirée sur la confidentialité et la diffusion
- Nécessité d’une discussion lors de la remise du rapport
- Suite de l’audit
- Relevé des appréciations critiques
- Suggestions.

4.3 CONTENU

4.3.1 – Rappel de la mission
- Mission confiée et respect
- Equipe d’auditeurs

4.3.2 – Pouvoirs de l’auditeur

4.3.4 – Investigations effectuées

4.3.5 – Les réserves dues aux entraves à l’audit
- Personnes
- Documents
- Temps

4.3.6 – Diagnostic
- Anomalies
- Risques
- Opinion sur :
· Régularité des différentes opérations, documents examinés
· Opportunité, efficacité, sécurité

4.3.7 – Recommandations
- Propositions
- Suggestions

4.3.8 – Confirmation de la fiabilité du rapport
- Procédure de contrôle à propos de l’auditeur.

4.3.9 – Certification de l’auditeur
- Obligations de l’auditeur :
- Obligations de moyens
- Obligations de résultats.